利用邮件合并快速批量设置模板信函/目录文件,可以分不同页或单页链接显示

原创 老王  2020-04-29 23:04:04  阅读 1256 次 评论 0 条
摘要:

我们经常会收到一些邮件通知,比如说邀请函、工资单等。假如你是发件人,你会怎么做呢?一个个发,人多,加班你是跑不掉的! 今天教你一招可以批量处理的方法——邮件合并。可以设置在不同的页面显示,也可以往前空白的地方接着生成。一起来看看吧:

邮件合并:在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 

邮件合并 利用邮件合并快速批量设置模板信函/目录文件,可以分不同页或单页链接显示  第1张

用邮件合并可以批量的生成信件、工资条、简历、准考证等等数据:

1、批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。

3、批量打印请柬:同上2。

4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。

5、批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。

6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。 [1] 

7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。

8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。

总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来!那你能需要批量生产的都可以用邮件合并来使用,这里以老王杂货铺的一个分类内容为案例进行讲解:

2016word邮件合并具体操作步骤:

1、 打开文档,点击邮件,选择“开始邮件合并”中的“信函”(生成对应的文件),这里如果对邮件合并不是很了解,最好是使用【邮件合并分步向导】,按照提示一步一步操作。

邮件合并 利用邮件合并快速批量设置模板信函/目录文件,可以分不同页或单页链接显示  第2张


2、 在“选择收件人”中选择“使用现有列表”,会让你把数据选择进行导入,导入的数据可以是excel表格 数据库文件 txt word等文档:

QQ截图20200429233204.png 利用邮件合并快速批量设置模板信函/目录文件,可以分不同页或单页链接显示  邮件合并 第3张

3、 打开数据源,选中对应的表格和里面的工作簿文件“确定”


邮件合并导入数据 利用邮件合并快速批量设置模板信函/目录文件,可以分不同页或单页链接显示  邮件合并 第4张


4、 先把光标定位到,在你要显示的变量的位置上,然后插入合并域,选择你要插入的数据

邮件合并插入合并域 利用邮件合并快速批量设置模板信函/目录文件,可以分不同页或单页链接显示  邮件合并 第5张

提醒一下:

邮件合并插入合并域的内容不要去手动更改或添加,不是书名号

5、完成并合并,然后选中编辑单个文章就生成了每一个独立的页面,就跟模板一样,变量变成你要的样子,每个都是独立的页面。

合并邮件 利用邮件合并快速批量设置模板信函/目录文件,可以分不同页或单页链接显示  邮件合并 第6张

插入合并域导出 利用邮件合并快速批量设置模板信函/目录文件,可以分不同页或单页链接显示  邮件合并 第7张

6、如果你要的界面想让他都紧按着最上面的第一个模板进行生成,那么在第一部的时候不要选择“信函”选中“目录”就可以连续的生成,下面这个是是生成的一个完整版。

这个方法就可以解决:

让邮件合并生成的单页文档紧跟着第一页排版不强制换页的问题

邮件合并 利用邮件合并快速批量设置模板信函/目录文件,可以分不同页或单页链接显示  第8张

好了以上如果能帮助到你请在文末点歌赞或者留言!

如果用的是WPS或者office其他版本的话,可能界面中的部分数据名字叫法不太一样而已,请各位参照自己尝试一下!


本文地址:http://wangfangwen.com/post/63.html
版权声明:本文为原创文章,版权归 老王 所有,欢迎分享本文,转载请保留出处!
阿里云服务器优惠券
减肥不为美,只为走路不磨腿,付出不亚于任何人的努力,成功永远没有尽头,只有岔路口...

发表评论


表情

还没有留言,还不快点抢沙发?